OOF-Enterprise - DAS Werkzeug für einheitliche Abwesenheitstexte

Mit OOF-Enterprise haben Sie die Möglichkeit, automatisch unternehmensweit einheitliche, jedoch personalisierte Outlook-Abwesenheitstexte, sowie Mailweiterleitungen auf Basis von Outlook Kalendereinträgen zu erzeugen.

Sie möchten, dass sich alle Ihre Mitarbeiter beim Einrichten des Abwesenheitsassistenten nach den Vorgaben der Geschäftsleitung richten. So soll vielleicht ein einheitlicher Text verwendet werden, Name und Mail-Adresse des Vertreters genannt, oder die Dauer der Abwesenheit enthalten sein. Eine Mailweiterleitung an den Vertreter oder Vorgesetzten ist ebenfalls gewünscht. Soweit die Theorie...

In der Praxis sieht das leider oft so aus:

• Das Einschalten des Outlook Abwesenheitsassistenten wird komplett vergessen
• Abwesenheitstext ist noch vom vorletzten Urlaub
• Es gibt keine einheitlichen Abwesenheitstexte
• Es ist keine, oder eine veraltete Mailweiterleitung eingerichtet
• Rechtlich notwendige Hinweise fehlen im Text

• Der Absender bekommt keinen Hinweis, ob und an wen die Mail weitergeleitet wird

Selbst für den unwahrscheinlichen Fall, dass wirklich alle Ihre Mitarbeiter die unternehmensweiten Vorgaben gewissenhaft umsetzen, sollten Sie unbedingt weiterlesen. Mit OOF-Enterprise können Sie diese manuellen Aufgaben komplett automatisch erledigen lassen und damit Ihre Mitarbeiter entlasten. Ganz nebenbei steigern Sie dadurch auch noch die Motivation, den Outlook Kalender gewissenhaft zu pflegen.

Vorteile von OOF-Enterprise:

• Einheitlicher Unternehmensauftritt nach außen durch einheitliches Erscheinungsbild der Abwesenheitsnachrichten aller Mitarbeiter (einheitliches Corporate Design)
• Einhaltung rechtlicher Vorschriften durch zentral vorgegebene Mail-Texte
• Steigerung der Motivation Ihrer Mitarbeiter, den Outlook Kalender zu pflegen
• Einsparung durch Automatisierung von manuellen Arbeiten, minimieren von Fehlerquellen
• Praxiserprobt: OOF-Enterprise ist bei Organisationen mit mehreren tausend Postfächern erfolgreich im Einsatz
• Skalierbar: Bei sehr großen Exchange-Organisationen kann OOF-Enterprise auch auf mehreren Systemen gleichzeitig betrieben werden
• Erweiterbar: z.B. durch Einbinden von zusätzlichen Informationsquellen (Datenbanken, ...) beim Erstellen der Abwesenheitstexte
• Flexibel: OOF-Enterprise kann Abwesenheitstexte auf Basis einfacher Vorlagen, bis hin zu hoch komplexen Programmierungen erzeugen
• International: OOF-Enterprise kann mit unterschiedlichen Zeitzonen und Sprachen umgehen
• Zukunftssicher: Mit optionalen Wartungs- und Supportlizenzen schützen Sie Ihre Investition
• Preiswert: Wir bieten Ihnen attraktive Staffelpreise

OOF-Enterprise Funktionen:

• Ein- und Ausschalten des Abwesenheitsassistenten auf Basis der Abwesenheiten im Outlook-Kalender des jeweiligen Benutzers
• Scriptgesteuertes Erstellen von einheitlichen, personalisieren Abwesenheitstexten
  (z.B. Datum letzter Abwesenheitstag, Kontaktinformationen von Benutzer und ggf. Vertreter, usw.)
• Erstellen von Weiterleitungsregeln an gewählten Vertreter oder direkten Vorgesetzten (aus Active Directory/Exchange).
  Bestehende Abwesenheitsregeln der Benutzer bleiben erhalten
• Zurücksetzen des Abwesenheitsassistenten in einstellbaren Intervallen um mehr als eine Abwesenheitsnachricht zu senden (z.B. eine pro Tag, eine pro Woche)
  (Diese Funktion entspricht dem Funktionsumfang des Vorgängers: OOF-Reset)
• Der Benutzer kann individuelle Einstellungen vornehmen, alternativ werden zentrale Vorgaben verwendet (pro User, Gruppe, OU, Adressliste, ...)
• Vollständige Integration in Outlook (optional)
• Zentrale Verwaltung beliebig vieler Vorlagen (z.B. unterschiedliche Sprachen, verschiedene Unternehmensbereiche) für Abwesenheitstexte
• Umfangreiche Protokollierung (z.B. in CSV-Datei oder beliebige Datenbank)
• Gruppenrichtlinien zum Sperren von Funktionen im Outlook-AddIn
• Unbeaufsichtigte Installation der Outlook-Erweiterung per MSI-Datei (SMS/SCCM, Gruppenrichtlinien)

Vergleich mit OOF-Admin

Funktionsweise:

OOF-Enterprise besteht aus zwei Komponenten, dem Manager und dem Outlook-AddIn.

OOF-Enterprise Manager

Der Manager ist das Herzstück von OOF-Enterprise. Mit ihm...

• legen Sie fest, welche Abwesenheitstextvorlage für welchen Mitarbeiterkreis verwendet wird
• entscheiden Sie, ob der Abwesenheitsassistent automatisch ein- und/oder ausgeschaltet werden soll
• legen Sie fest, in welchen Intervallen ein aktivier Abwesenheitsassistent zurückgesetzt wird, damit wieder neue Abwesenheitsnachrichten gesendet werden
  Ohne OOF-Enterprise sendet Exchange genau eine Abwesenheitsnachricht pro Absender, egal wie lange die Abwesenheit dauert.
• definieren Sie zentrale Vertreter, an die automatisch eine Mailweiterleitung bei Abwesenheit eingerichtet werden soll
• bestimmen Sie Arbeitstage/Arbeitszeiten und Zeitzone pro Mitarbeiterkreis
• legen Sie fest, welche zentrale Einstellungen durch persönliche Einstellungen des Benutzers überschrieben werden dürfen

Neben der zentralen Verwaltung Ihrer Einstellungen, ist OOF-Enterprise Manager auch für die Umsetzung Ihrer Vorgaben zuständig. Dazu wird das Programm zeitgesteuert (i.d.R. einmal in der Nacht) gestartet und bearbeitet dann die konfigurierten Postfächer. Es werden dabei u.a. Abwesenheiten aus den Outlook-Kalendern gelesen, Abwesenheiten und Weiterleitungen eingerichtet.

Da das Programm zeitgesteuert ausgeführt wird, ist die Installation auf einem Server sinnvoll (aber nicht notwendig). Eine Installation direkt auf dem Exchange-Server ist möglich, aber nicht empfohlen.

OOF-Enterprise Outlook-Erweiterung (AddIn)

Mit dem Outlook-AddIn können Ihre Mitarbeiter ...

• eigene Vertreter bestimmen (unabhängig von den Active Directory Einstellungen) und entscheiden, ob eine automatische Mailweiterleitung an den Vertreter eingerichtet werden soll.
• die gewünschten Abwesenheitstextvorlage auswählen (wenn sie mehrere Vorlagen zu Auswahl anbieten)
• die persönlichen Arbeitszeit für das automatische Aktivieren anpassen (z.B. Teilzeit)
• entscheiden, ob der Abwesenheitsassistent automatisch aktiviert und/oder automatisch deaktiviert werden soll
• den Abwesenheitsassistent manuell aktivieren (z.B. bereits Mittags am letztem Arbeitstag vor dem Urlaub)

Der Einsatz des Outlook AddIn ist optional. Sie können alle gewünschten Vorgaben auch zentral im OOF-Enterprise Manager einstellen. In diesem Fall ist keine lokale Installation notwendig. Für Ihre Benutzer ändert sich nichts, d.h. es entsteht auch kein Schulungsaufwand.

Informationen zur Testversion:

Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, die Testversion 60 Tage lang kostenlos und unverbindlich in Ihrer Systemumgebung zu testen und sich von der Leistungsfähigkeit von OOF-Enterprise zu überzeugen. Bitte beachten Sie vor einer Installation unbedingt unsere Lizenzvereinbarung.

Nach Ablauf des Testzeitraumes müssen Sie die benötigte Anzahl Lizenzen erwerben, oder alle Programmteile von OOF-Enterprise wieder von Ihren Systemen entfernen.

Sie benötigen je eine Lizenz für jeden Benutzer den Sie mit OOF-Enterprise bearbeiten möchten. Wenn Sie für 500 Benutzer den Abwesenheitsassistenten automatisieren möchten, brauchen Sie dazu 500 Lizenzen. Profitieren Sie von unseren günstigen Staffelpreisen.

Der Einsatz der Testversion nach Ablauf des Testzeitraumes ist illegal.

Während des Testzeitraumes erhalten Sie selbstverständlich kostenlosen Support. Sollten Sie eine Funktion vermissen, oder sonstige Anregungen zum Programm haben, scheuen Sie sich nicht danach zu fragen. OOF-Enterprise wird ständig weiterentwickelt und erweitert - vielleicht ist die benötigte Funktion ja sogar schon in Arbeit.

Unterschiede zwischen der Testversion und der Vollversion:

• Nach der Testphase werden keine Änderungen mehr gespeichert

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