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Unternehmensweit einheitliche Abwesenheitstexte durch scriptgesteuerte Konfiguration des Outlook
Abwesenheitsassistenten auf Basis zentraler Vorlagen und der
Abwesenheiten aus dem Outlook Kalender Ihrer Benutzer.
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OOF-Enterprise - DAS Werkzeug für einheitliche Abwesenheitstexte
Mit OOF-Enterprise haben Sie die Möglichkeit, automatisch unternehmensweit einheitliche, jedoch personalisierte
Outlook-Abwesenheitstexte, sowie Mailweiterleitungen auf Basis von Outlook Kalendereinträgen zu erzeugen.
Sie möchten, dass sich alle Ihre Mitarbeiter beim Einrichten des
Abwesenheitsassistenten nach den Vorgaben der Geschäftsleitung richten. So soll
vielleicht ein einheitlicher Text verwendet werden, Name und
Mail-Adresse des Vertreters genannt, oder die Dauer der Abwesenheit
enthalten sein. Eine Mailweiterleitung an den Vertreter oder Vorgesetzten
ist ebenfalls gewünscht. Soweit die Theorie... In der Praxis
sieht das leider oft so aus:
Selbst für den unwahrscheinlichen Fall, dass wirklich alle Ihre Mitarbeiter die unternehmensweiten
Vorgaben gewissenhaft umsetzen, sollten Sie unbedingt weiterlesen. Mit
OOF-Enterprise können Sie diese manuellen Aufgaben komplett automatisch erledigen
lassen und damit Ihre Mitarbeiter entlasten. Ganz nebenbei steigern Sie
dadurch auch noch die Motivation, den Outlook Kalender gewissenhaft zu
pflegen. Vorteile von OOF-Enterprise:
- Einheitlicher Unternehmensauftritt nach außen durch einheitliches
Erscheinungsbild der Abwesenheitsnachrichten aller Mitarbeiter
(einheitliches Corporate Design)
- Einhaltung rechtlicher Vorschriften durch zentral vorgegebene
Mail-Texte
- Steigerung der Motivation Ihrer Mitarbeiter, den Outlook Kalender zu
pflegen
- Einsparung durch Automatisierung von manuellen Arbeiten, minimieren von Fehlerquellen
- Praxiserprobt: OOF-Enterprise ist bei Organisationen mit mehreren tausend Postfächern erfolgreich im Einsatz
- Skalierbar: Bei sehr großen Exchange-Organisationen kann
OOF-Enterprise auch auf mehreren Systemen gleichzeitig betrieben werden
- Erweiterbar: z.B. durch Einbinden von zusätzlichen
Informationsquellen (Datenbanken, ...) beim Erstellen der Abwesenheitstexte
- Flexibel: OOF-Enterprise kann Abwesenheitstexte auf Basis
einfacher Vorlagen, bis hin zu hoch komplexen Programmierungen erzeugen
- International: OOF-Enterprise kann mit unterschiedlichen Zeitzonen und Sprachen umgehen
- Zukunftssicher: Mit optionalen Wartungs- und Supportlizenzen
schützen Sie Ihre Investition
- Preiswert: Wir bieten Ihnen attraktive Staffelpreise
OOF-Enterprise Funktionen:
- Ein- und Ausschalten des Abwesenheitsassistenten
auf Basis der Abwesenheiten im Outlook-Kalender des jeweiligen Benutzers
- Scriptgesteuertes Erstellen von
einheitlichen, personalisieren Abwesenheitstexten
(z.B.
Datum letzter Abwesenheitstag, Kontaktinformationen von Benutzer und
ggf. Vertreter, usw.)
- Erstellen von Weiterleitungsregeln an
gewählten Vertreter oder direkten Vorgesetzten (aus Active
Directory/Exchange).
Bestehende Abwesenheitsregeln der Benutzer bleiben
erhalten
- Zurücksetzen des Abwesenheitsassistenten in
einstellbaren Intervallen um mehr als eine Abwesenheitsnachricht zu senden (z.B. eine pro Tag, eine pro Woche)
(Diese Funktion entspricht dem Funktionsumfang des Vorgängers: OOF-Reset)
- Der Benutzer kann individuelle Einstellungen vornehmen, alternativ werden zentrale Vorgaben verwendet (pro User,
Gruppe, OU, Adressliste, ...)
- Vollständige Integration in Outlook (optional)
- Zentrale Verwaltung beliebig vieler Vorlagen (z.B.
unterschiedliche Sprachen, verschiedene Unternehmensbereiche) für
Abwesenheitstexte
- Umfangreiche Protokollierung (z.B. in CSV-Datei oder beliebige
Datenbank)
- Gruppenrichtlinien zum Sperren von Funktionen im Outlook-AddIn
- Unbeaufsichtigte Installation der Outlook-Erweiterung per
MSI-Datei (SMS/SCCM, Gruppenrichtlinien)
Vergleich mit OOF-Admin
Funktionsweise:
OOF-Enterprise besteht aus zwei Komponenten, dem Manager und dem Outlook-AddIn.
OOF-Enterprise Manager


Der Manager ist das Herzstück von OOF-Enterprise. Mit ihm...
- legen Sie fest, welche Abwesenheitstextvorlage für welchen Mitarbeiterkreis verwendet wird
- entscheiden Sie, ob der Abwesenheitsassistent automatisch ein- und/oder ausgeschaltet werden soll
- legen Sie fest, in welchen Intervallen ein aktivier Abwesenheitsassistent zurückgesetzt wird, damit wieder neue
Abwesenheitsnachrichten gesendet werden
Ohne OOF-Enterprise sendet Exchange genau eine Abwesenheitsnachricht pro Absender, egal wie lange
die Abwesenheit dauert.
- definieren Sie zentrale Vertreter, an die automatisch eine Mailweiterleitung bei Abwesenheit eingerichtet werden
soll
- bestimmen Sie Arbeitstage/Arbeitszeiten und Zeitzone pro Mitarbeiterkreis
- legen Sie fest, welche zentrale Einstellungen durch persönliche Einstellungen des Benutzers überschrieben werden
dürfen
Neben der zentralen Verwaltung Ihrer Einstellungen, ist OOF-Enterprise Manager auch für die Umsetzung Ihrer
Vorgaben zuständig. Dazu wird das Programm zeitgesteuert (i.d.R. einmal in der Nacht) gestartet und bearbeitet dann die
konfigurierten Postfächer. Es werden dabei u.a. Abwesenheiten aus den Outlook-Kalendern gelesen, Abwesenheiten und Weiterleitungen
eingerichtet.
Da das Programm zeitgesteuert ausgeführt wird, ist die Installation auf einem Server sinnvoll (aber nicht
notwendig). Eine Installation direkt auf dem Exchange-Server ist möglich, aber nicht empfohlen.
OOF-Enterprise Outlook-Erweiterung (AddIn)

Mit dem Outlook-AddIn können Ihre Mitarbeiter ...
- eigene Vertreter bestimmen (unabhängig von den Active Directory Einstellungen) und entscheiden, ob eine
automatische Mailweiterleitung an den Vertreter eingerichtet werden soll.
- die gewünschten Abwesenheitstextvorlage auswählen (wenn sie mehrere Vorlagen zu Auswahl anbieten)
- die persönlichen Arbeitszeit für das automatische Aktivieren anpassen (z.B. Teilzeit)
- entscheiden, ob der Abwesenheitsassistent automatisch aktiviert und/oder automatisch deaktiviert werden soll
- den Abwesenheitsassistent manuell aktivieren (z.B. bereits Mittags am letztem Arbeitstag vor dem Urlaub)
Der Einsatz des Outlook AddIn ist optional. Sie können alle gewünschten Vorgaben auch zentral im OOF-Enterprise
Manager einstellen. In diesem Fall ist keine lokale Installation notwendig. Für Ihre Benutzer ändert sich nichts, d.h. es entsteht
auch kein Schulungsaufwand.
Informationen zur Testversion:
Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, die Testversion
60
Tage lang kostenlos und unverbindlich in Ihrer Systemumgebung zu testen und
sich von der Leistungsfähigkeit von OOF-Enterprise zu überzeugen. Bitte beachten Sie vor einer Installation unbedingt unsere
Lizenzvereinbarung. Nach Ablauf des Testzeitraumes müssen Sie
die benötigte Anzahl Lizenzen erwerben, oder alle Programmteile von
OOF-Enterprise wieder von
Ihren Systemen entfernen.
Sie benötigen je eine Lizenz für jeden Benutzer den Sie mit
OOF-Enterprise bearbeiten möchten. Wenn Sie für 500 Benutzer den
Abwesenheitsassistenten automatisieren möchten, brauchen Sie dazu
500 Lizenzen. Profitieren Sie von unseren
günstigen Staffelpreisen. Der Einsatz der Testversion nach Ablauf des Testzeitraumes ist illegal.
Während des Testzeitraumes erhalten Sie selbstverständlich kostenlosen
Support.
Sollten Sie eine Funktion vermissen, oder sonstige Anregungen zum Programm haben, scheuen Sie sich nicht danach zu fragen. OOF-Enterprise wird
ständig weiterentwickelt und erweitert - vielleicht ist die benötigte Funktion ja sogar schon in Arbeit. Unterschiede zwischen der Testversion und der Vollversion:
- Nach der Testphase werden keine Änderungen mehr
gespeichert
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